korean

Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut: Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto, dan sebagainya. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, apakan jumlah arsip terus bertambah setiap tahun dan berapa banyak rata-rata pertambahannya. Peralatan yang akan digunakan juga harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya. Peralatan yang akan digunakan juga harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya. Bentuk organisasi, apakah organisasinya besar atau kec

Seperti telah disebutkan diatas bahwa untuk menentukan/memilih arsip yang akan digunakan salah satu pertimbangannya adalah tentang biaya yang tersedia.  Agar biaya yang tersedia dapat digunakan secara efisien dan efektif, maka perlu dilakukan analisa/pertimbangan yang cermat terhadap kebutuhan peralatan dan perlengkapan. Hal ini sangat penting agar tidak ada peralatan dan perlengkapan yang tidak digunakan.  Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan oleh suatu kantor, maka bagian pengadaan barang dapat melakukan survey terhadap kebutuhan peralatan. Survey dilakukan secara intern dan ekstern.  Secara intern dapat dilakukan dengan mendata peralatan dan perlengkapat yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja.  Secara ekstern dapat dilakukan dengan mencari peralatan dan perlengkapan yang bermutu baik dengan harga yang bersaing. Di samping itu, penghitungan yang cermat juga dapat membantu untuk menentukan jenis, bahan, jumlah peralatan, dan perlengkapa

A. Fungsi Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor Di dalam fungsi ini, fungsi perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan, perencanaan kebutuhan barang, dan penganggaran itu masuk ke dalam fungsi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana. Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat suatu rencana pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut: Mengadakan analisa terhadap kegiatan yang membutuhkan alat atau media dalam pelaksanaannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk kantor. Dari analisa ini dapat dibuat daftar kebutuhan alat-alat media. Mengadakan perhitungan taksiran biaya. Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli. Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, dapat ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya. Menugaskan kepada staf tata