Analisa Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut:

1. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto, dan sebagainya.
2. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya.
3. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, apakan jumlah arsip terus bertambah setiap tahun dan berapa banyak rata-rata pertambahannya.
4. Peralatan yang akan digunakan juga harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.
5. Peralatan yang akan digunakan juga harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.
6. Bentuk organisasi, apakah organisasinya besar atau kecil.
7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
8. Biaya yang tersedia.

Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan.  Dengan adanya peralatan tersebut, maka tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan dan menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan tepat akan lebih mudan tercapai.

Oleh karena itu, peralatan kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan.
Berbagai macam peralatan kearsipan dapat dicari di toko-toko  keperluan kantor, dengan berbagai macam model, harga, bahan, dan sebagainya.

Namun demikian, peralatan tersebut dapat dipesan khusus jika menginginkan peralatan yang lebih spesifik, baik bahan, model, maupun ukurannya. Sebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan, sebaiknya didata terlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan/perlengkapat yang dibutuhkan.

Berikut ini contoh daftar dari kebutuhan peralatan dan perlengkapat arsip suatu kantor.
Daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapan arsip suatu kantor:

Pengisian kode mengikuti aturan yang berlaku dalam suatu kantor.  Pengajuan suatu perlengkapan juga mengikuti aturan yang berlaku di suatu kantor, tetapi pada umumnya diajukan atau dibuat untuk 1 tahun.

Selanjutnya Baca Menghitung Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

sumber:
[1] Mengelola Sistem Kearsipan, Sri Endang Dkk, Erlangga