korean

Seperti telah disebutkan diatas bahwa untuk menentukan/memilih arsip yang akan digunakan salah satu pertimbangannya adalah tentang biaya yang tersedia.  Agar biaya yang tersedia dapat digunakan secara efisien dan efektif, maka perlu dilakukan analisa/pertimbangan yang cermat terhadap kebutuhan peralatan dan perlengkapan. Hal ini sangat penting agar tidak ada peralatan dan perlengkapan yang tidak digunakan.  Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan oleh suatu kantor, maka bagian pengadaan barang dapat melakukan survey terhadap kebutuhan peralatan. Survey dilakukan secara intern dan ekstern.  Secara intern dapat dilakukan dengan mendata peralatan dan perlengkapat yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja.  Secara ekstern dapat dilakukan dengan mencari peralatan dan perlengkapan yang bermutu baik dengan harga yang bersaing. Di samping itu, penghitungan yang cermat juga dapat membantu untuk menentukan jenis, bahan, jumlah peralatan, dan perlengkapa

Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut: Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto, dan sebagainya. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, apakan jumlah arsip terus bertambah setiap tahun dan berapa banyak rata-rata pertambahannya. Peralatan yang akan digunakan juga harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya. Peralatan yang akan digunakan juga harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya. Bentuk organisasi, apakah organisasinya besar atau kec

Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, maupun menerima hibah dari pihak lain. Proses pengadaan fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan

A. Pengertian Data/informasi Setiap organisasi selalu melakukan tindakan-tindakan penting guna mencapai tujuan melalui pemanfaatan data atau informasi yang ada. Data atau informasi begitu penting untuk pelaksanaan tindakan yang diawali dari pengambilan keputusan yang tepat. Tanpa data atau informasi, mustahil keputusan dapat diambil. Bila dipaksakan, maka tindakan yang diambil berdasarkan keputusan tersebut akan berakibat fatal. Lalu, apakah pengertian sebenarnya data maupun informasi itu ? Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data dapat berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Sedangkan informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunak