Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut.

Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, maupun menerima hibah dari pihak lain. Proses pengadaan fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain.

Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan,
2. Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan,
3. Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional,
4. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku,
5. Menyimpan dan memelihara perlengkapan,
6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor,
7. Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur

Langkah-Langkah Pengadaan Peralatan Kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:

1. Pengajuan surat permohonan ke gudang,
2. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas,
3. Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran,
4. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk,
5. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya,
6. Bendahara meminta persertujuan pimpinan,
7. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan,
8. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas,
9. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang,
10. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan

Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai :

1. Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai, 
2. Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan,
3. Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:

1. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan,
2. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan,
3. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a) Penyimpanan

Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan :

• Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan
• Memenuhi syarat penyimpanan barang,
• Memperhatikan sifat barang yang disimpan,
• Memperhatikan jangka waktu penyimpanan,
• Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b) Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

c) Adminstrasi perlengkapan

Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan administrasi perlengkapan lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana. Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang diminta oleh konsumen terhadap suatu produk. 

Permintaan sarpras disini bisa diartikan sebagai suatu kegiatan meminta sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya permintaan pengadaan sarpras. Oleh karena itu, permintaan sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.

Langkah-Langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan, 
2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang),
3. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan,
4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai,
5. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut,
6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik,
7. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya, 
8. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

Cara Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

1. Ceklis alat kantor yang akan dibeli
2. Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak
3. Memilih teman berbekanja yang tepat
4. Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
5. Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
6.  Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri

Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat kita bekerja.

Karakteristik Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.

Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik, yaitu :

1. Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerjaan kantor,
2. Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai,
3. Dapat menjadi sarana atau alat yang dapat membantu pekerjaan kantor seharihari.

Nah jika sudah di baca maka Anda bisa menajutkan mengisi latian berikut ini
SOAL PENGADAAN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Penyusun : Wiwin Windarti

MODUL, 

Administrasi 

Sarana dan 

Prasarana 

Administrasi

Perencanaan Pengadaan 

dan Permintaan Sarana 

dan Prasarana Kantor