Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Arsip

Cara Mengindeks Nama Orang Indonesia

1. Nama tunggal, adalah nama orang yang terdiri atas suku kata, maka diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis. Contoh:
   
2. Nama ganda, adalah nama orang yang terdiri lebih dari satu suku kata, maka diindeks berdasarkan suku kata terakhir dari nama tersebut. Misalnya: 
   
3. Nama keluarga/suku/marga, adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga, misalnya: 
   
4. Nama orang yang menggunakan singkatan di depan ataupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya: 
   
5. Nama orang yang menggunakan singkatan di depan ataupun di belakang dan diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, misal: 
   
6. Nama orang yang memakai gelar, yang diutamakan ialah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks. Gelar ditempatkan pada unit terakhir dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.
   
   Ada beberapa gelar yang umum dipergunakan yaitu:
   
   1. Gelar akademik seperti S.Pd, Dra, Drs, S.H., dan lain sebagainya
   2. Gelar keagamaan seperti Kiai, K.H. Haji, Hajjah, Ustazah, dan lain-lain
   3. Gelar kebangsawanan, seperti Raden, Raden Ayu, Sultan, dan lain sebagainya
   4. Gelar kepangkatan, seperti marsekal, laksamana, Kapten, dan lain sebagainya.
   5. Gelar Jabatan, seperti Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati, Camat, Lurah, dan lain sebagainya
   diindeks sebagai berikut:
   
7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali seperti Putu, Wayan, Made, Nyoman, Ketut, diutamakan yang diindeks ialah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran, misalnya:
   
8. Nama orang yang diikuti dengan nama baptis, diutamakan nama aslinya sehingga nama baptis tidak diindeks. Namun apabila nama baptis itu diikuti nama tunggal maka nama baptisnya turut diindeks, misalnya: 
   
9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalkan: 
   
10. Nama orang yang memakai kata bin/binti, diindeks dengan cara menuliskan terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian. Misalnya: 
    
11. Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana nama itu ditulis. Misalnya: 
    

Cara Mengindeks Nama Orang Asing

1. Nama orang Barat, Jepang, India, dan lain sebagainya, diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang (nick name). Misalnya: 
   
2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan penghubung tersebut sebagai satu kata. Misalnya: 
   
3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap satu unit tersendiri, tetapi merupakan kesatuan dari nama keluarga. Pengindeksan dilakukan dengan cara menempatkan orang yang di depannya diberi awalan, misalnya: Van, Vande, De, Di dan sebagainya, misalnya: 
   
4. Nama orang China, Taiwan, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, karena baik orang china, taiwan, maupun korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan. Misalnya: 
   

Cara Mengindeks Nama Perusahaan

1. Mengindeks nama perusahaan pada umumnya diutamakan nama yang dipentingkan kemudian diikuti dengan badan hukum atau kegiatannya, misalkan: 
   
2. Nama bank atau perusahaan yang disingkat, cara mengindeksnya adalah dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan tersebut terlebih dahulu, kemudian diindeks sebagaimana nama kepanjangannya, misal: 
   
3. Nama  perusahaan yang menggunakan nama orang, diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudiaan diikuti dengan jenis badan hukum atau kegiatannya misalnya: 
   
4. Nama perusahaan yang terdiri atas angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menuliskan angka tersebut sebagai satu unit dengan yang lainnya. Misalnya: 
   
5. Nama perusahaan yang menggunakan huruf dan bukan merupakan singkatan, diindeks dengan cara sebagai berikut: 
   
6. Nama perusahaan yang menggunakan tanda penghubung, dari, dan, &, tidak dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut, pengindeksannya dilakukan sebagai berikut. 
   

4. Cara Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

1. Nama instansi yang diutamakan ialah sifat dari instansi tersebut, misalnya: 
   
2. Nama instansi/lembaga, diindeks dengan cara meletakkan nama instansi/lembaga tersebut pada unit terakhir pengindeksan. Misalnya: 
   
3. Nama yayasan/perkumpulan, yang pertama diindeks ialah kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya. Misalnya: 
   
4. Nama pemerintah negara asing, yang diindeks ialah unit politik dari negara tersebut, Misalnya: 
   

sumber: 
http://idkf.bogor.net/yuesbi/e-DU.KU/edukasi.net/SMK/Sekretaris/Kearsipan.Sistem.Abjad/materi4.html
Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggraini, Armico

Baca juga Arsip Elektronik