Cara Menggunakan Mesin-Mesin Pengganda Dokumen

Menggunakan mesin pengganda dokumen seharusnya dikuasai oleh seorang pegawai administrasi kantor. Dimana sering pekerjaan staf administrasi kantor berhubungan dengan mesin-mesin pengganda yang akan kita bahas berikut ini.

Namun sebelum menggunakan mesin-mesin pengganda dokumen hendaknya staf pegawai mampu memilih mesin mana yang paling cocok dan dibutuhkan oleh unit kantor tiap instansi, untuk itu ada baiknya sebelumnya simak juga Memilih Mesin Pengganda Dokumen Sesuai Kebutuhan Kantor.

Jika sudah menemukan peralatan atau mesin yang diinginkan maka, pegawai kantor harus dapat mengoperasikan mesin tersebut.

Awal sekali jika hendak menggandakan dokumen pastikan terlebih dahulu bahwa:

1. Dokumen asli sudah benar. Jika dokumen asli masih salah, atau sedang dalam perbaikan hal ini akan membuat pekerjaan dilakukan dua kali.
2. Jumlah kebutuhan dokumen ditambah 1 untuk arsip.
3. Pilih mesin pengganda yang paling menguntungkan.

Jika hal diatas sudah tepat maka tinggallah pegawai kantor menggunakan mesin-mesin pengganda dokumen berikut ini.

Mesin Fotocopy

1. Sambungkan mesin fotocopy dengan arus listrik
2. Hidupkan mesin dengan menggunakan tombol ON
3. Letakkan kertas pada kaca tempat fotocopy, dengan bagian tepi atas menempel pada garis sekala pada posisi yang tepat ditengah.
4. Dengan menekan tombol pengatur hasil kopi, tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
5. Tekan tombol cetak (start)
6. Jika sudah selesai, tekan tombol OFF
7. Selesai penggandaan, bersihkan mesin dari bekas tinta dan debu, kemudian tutup mesin

   

   mesin fotocopi

Mesin Risograf

1. Sebelum mulai pencetakan, cek tinta, film dan sambungkan listriknya
2. tekan tombol ON
3. Cetak master, masukan naskah ke kaca pencetakan dengan posisi terbalik
4. Atur lampu pencetakan
5. Tekan tombol pencetak master, tunggu sejenak hingga master tercetak
6. Ambil dokumen aslinya
7. Lihat master yang sudah dicetak
8. Atur posisi master
9. Tekan tombol angka sesuai kebutuhan
10. Setelah penggandaan selesai, bersihkan mesin, dari bekas-bekas tinta dan debu, kemudian tutup mesin.

Penggunaan risograf akan efisien bila jumlah penggandaan lebih dari 1.000 halaman.

mesin risograf

Mesin scanner

Mesin scanner digunakan untuk menggandakan dokumen dalam bentuk soft copy. Sebelum menjalankan mesin scanner, pastikan bahwa:

1. Sambungan mesin dan komputer telah tersambung listrik
2. Mesin dan komputer terkoneksi dan software yang dibutuhkan telah terinstal

Langkah-langkah menggandakan:

1. Nyalakan scanner dengan menekan tombol ON
2. Letakkan dokumen yang akan dipindai dengan lensa kaca
3. Pasang software scanner
4. Jalankan program scanner
5. Klik start
6. Simpanlah dokumen yang telah dipindai
7. Simpan dokumen dengan format yang diinginkan
8. untuk mendapatkan hard copy, cetaklah hasil pindai menggunakan printer
9. Setelah selesai, rapikan mesin dan bersihkan dari debu kemudian tutup mesin.

mesin scanner