Menerapkan pemeliharaan dan perawatan sarana dan prasarana

Dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi secara profesional, suatu organisasi atau perusahaan membutuhkan dukungan peralatan sarana dan prasarana yang handal. Sumber daya mesin dan peralatan menjadi bagian yang sangat krusial bagi kelangsungan proses penyelesaian pekerjaan. Agar supaya dapat menghasilkan pekerjaan dengan kualitas yang baik, tidak hanya disebabkan oleh adanya sumber daya manusia yang handal, metode kerja yang baik.

Sarana dan peralatan merupakan sumber daya yang digunakan untuk melakukan proses produksi. Permasalahan utama di industri adalah Kompetensi Profesional bagaimana usaha untuk mendapatkan peralatan dan sarana agar siap pakai untuk keperluan penyelesaian pekerjaan?. Jawabannya adalah bagaimana pengelolaan sarana dan prasarana yang dilakukan dalam organisasi tersebut.

ilustrasi pemeliharaan

Pengeloaan identik dengan manajemen. Maka dari itu Purwanto dan M. Ali, (2008: 223) menyatakan “Manajemen perawatan sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan peralatan yang ada kepada organisasi perusahaan melalui proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), pemberdayaan, dan pengawasan (controlling), seluruh komponen dan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien (optimal)”. Sumber daya yang ada pada organisasi terdiri dari 7 M yaitu Man (manusia atau tenaga ahli, dan teknisi), Money (modal dan investasi), Material (Bahan baku), Machine (Mesin dan Peralatan), Minute (Waktu yang digunakan untuk proses produksi), serta Method.


Kondisi peralatan dan mesin yang baik dan siap untuk digunakan, akan sangat membantu pengguna (user) dalam menjalankan aktivitas usahaya akan berdampak pada peningkatan kinerja organisasi. Para ahli berkeyakinan bahwa tersedianya mesin dan peralatan dalam kondisi selalu siap pakai merupakan faktor pendukung dalam peningkatan kinerja organisasi. 

Banyak organisasi menginvestasikan mesin dan peralatan dengan dana yang sangat besar. karena berkeyakinan akan dapat meningkatkan efektivitas dan produktivitas. Agar supaya efektivitas dan efisiensi dapat tercapai secara lebih optimal, keseimbanga pemakaian sarana dan prasaran termasuk peralatan dan mesin-mesin harus memperoleh perhatian yang baik. Perhatian dalam hal ini adalah semua sumberdaya yang dipergunakan sebaiknya lakukan perwatan dan pemeliharaan.


Perawatan dan pemeliharaan adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu dalam kondisi yang siap pakai dan berfungsi dengan baik. Berkaitan dengan sarana dan prasarana. Perawatan dimaksudkan sebagai usahapreventif atau pencegahan agar sarana dan prasarana tidak rusak dan tetap terjaga. Selain itu perawatan juga dimaksudkan sebagai upaya untuk melakukan kalibrasi, pengaturan, penyetelan atau perbaikan peralatan sarana dan prasarana yang sudah terlanjur rusak sehingga siap untuk dipergunakan lagi. Kemacetan sarana dan prasarana akan menyebabkan kerugian yang sangat besar bagi organisasi.


Perencanaan Perawatan dan Pemeliharaan

Kegiatan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana memerlukan perencanaan yang baik agar hasil yang didapat juga baik. Perencanaan kegiatan pemeliharaan dapat dibuat berdasarkan periode waktu tertentu baik dalam harian, mingguan, bulanan maupun tahunan. 

Dalam perencanaan biasanya dituliskan sasaran atau target yang akan dicapai dalam pekerjaan. Misalnya kapasitas kemampuan software dan hardware komputer, kecepatan jaringan dan lainnya, jumlah komputer yang siap untuk dipakai, kapasitas ruang, kemampuan pembacaan alat ukur dan lain sebagainya.Dalam kegiatan perencanaan perawatan dan pemeliharaan ada beberapa hal yang perlu disiapkan diantaranya adalah :

• Informasi/data aset sarana dan prasarana yang akan dilakukan tindakan perawatan dan pemeliharaan. 
• Buku manual dari peralatan tersebut. 
• Hasil inspeksi dan saran yang ada. 
• Kondisi peralatan terkini. 
• Catatan kinerja sarana dan prasarana. 
• Jumlah dan kesiapan personil yang kompeten untuk setiap jenis pekerjaan pemeliharaan. 

Kegiatan Inspeksi

Inspeksi merupakan kegiatan pemeriksaan yang dilakukan dengan cara survey atau Inspeksi/peninjauan terhadap kondisi sarana dan prasarana guna mengetahui kondisi, jenis pekerjaan, jumlah material pemeliharaan yang dibutuhkan dan volume pekerjaan pemeliharaan. Hasil pemeriksaan atau Inspeksi terhadap sarana dan prasarana ini diisi dalam formulir check list dan diisi dengan saran-saran pekerjaan yang harus dilakukan sebelum pemeriksaan berikutnya.


Macam-macam Perawatan dan Pemeliharaan Sarana Prasarana

Pada dasarnya metode perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana telah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Masing-masing metode mempunyai kelebihan dan kekurangan sehingga beberapa organisasi terkadang menerapkan gabungan dari beberapa metode dan teknik. Teknik dan metoda Perawatan dan pemeliharaan mempunyai tujuan yang hampir sama yaitu untuk meminimasi downtime (peralatan tidak dapat bekerja). Downtime merupakan waktu dimana sarana dan prasarana dalam kondisi idle atau menganggur karena adanya proses maintenance baik pemeliharaan ataupun perbaikan.

Selain minimasi downtime, tindakan perawatan dan pemeliharaan juga bertujuan untuk meminimasi ongkos perawatan dan pemeliharaan. Purwanto dan M. Ali, (2008: 224), menyatakan ”Secara umum klasifikasi metode perawatan dan dan perbaikan dibedakan menjadi 4 yaitu :

Time based maintenance
Time based maintenance merupakan perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan berdasarkan waktu operasi dari peralatan tersebut tanpa melihat kondisi peralatan tersebut sudah atau belum memerlukan pemeliharaan. 

Condition based maintenance
Pemeliharaan yang dilakukan berdasarkan kondisi peralatan tersebut tanpa melihat apakah sudah waktunya atau belum waktunya dilaksanakannya pemeliharaan.

Breakdown maintenance
Pemeliharaan yang dilakukan terhadap suatu peralatan karena terjadinya breakdown peralatan tersebut. 

Reliability Centered maintenance
Pemeliharaan yang dilakukan terhadap suatu peralatan berdasarkan perhitungan tingkat keandalan atau reliabilitas suatu sistem. Reliabilitas dapat diukur berdasarkan fungsi dari umur pakai peralatan tersebut.

Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang demikian pesat, metode perawatan dan pemeliharaan mengalami perkembangan yang cukup signifikan dan dapat dibedakan berdasarkan penggolongan sbb :

• Berdasarkan tindakan yang diambil apakah dilakukan sebelum kerusakan terjadi. 
• Berdasar Urgensinya perawatan ini dalam bentuk darurat (emergensi). 
• Berdasarkan prediksi atau sering disebut perawatan monitoring.Kegiatan perawatan dan pemeliharaan prediktif merupakan kegiatan perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan dengan memperkirakan kondisi peralatan dan mesin pada waktu yang akan datang. 
• Berdasarkan keaktifannya (perawatan proaktif). 

Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Sarana Prasarana

Tujuan Pemeliharaan Sarana Prasarana
Secara rinci kegiatan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana memiliki beberapa tujuan yang mencakup:

• Menjamin sarana dan prasarana selalu dalam kondisi prima, siap digunakan untuk mendukung proses bisnis atau fungsi-fungsi lainnya. 
• Memperpanjang umur pemakaian sarana dan prasarana atau peralatan yang digunakan. 
• Menjamin kelancaran kegiatan organisasi. 
• Menjamin keamanan dan kenyamanan bagi pemakai 
• Mengetahui kerusakan secara dini atau gejala kerusakan yang timbul sehingga tindakan perbaikannya dapat direncanakan dengan baik. 
• Menghindari terjadinya kerusakan secara mendadak. 
• Menghindari terjadinya kerusakan fatal yang mengakibatkan waktu perbaikan yang lama dan biaya perbaikan yang besar. 
• Meningkatkanimage organisasi. 
• Meningkatkan budaya organisasi untuk mengembangkan sistem manajemen perawatan dan pemeliharaan dengan baik sehingga mempunyai dampak pada peningkatan efektivitas dan efisiensi kerja. 
• Meningkatkan motivasi kerja 

Manfaat Pemeliharaan Sarana Prasarana

• Manfaat yang dapat diperoleh dapat berupa manfaat langsung maupun manfaat tak langsung diantaranya adalah sebagai berikut : 
• Mengurangi terjadinya sarana dan prasarana mengalami breakdown atau berhenti beroperasi. 
• Konservasi asset menjadi lebih baik. 
• Peningkatan ekspektasi umur peralatan dan komponen sehingga mengurangi penggantian dini terhadap sparepart atau suku cadang sarana dan prasarana. 
• Mengurangi biaya perawatan dan pemeliharaan. 
• Menjaga stabilitas hasil dengan kualitas yang tetap baik 
• kecelakaan kerja. 
• Meningkatkan motivasi pekerja Mengidentifikasi sarana dan prasarana mana saja yang memerlukan perawatan lanjutan. 
• Meningkatkan keselamatan para pekerja sehingga menekan atau bahkan menghilangkan 
• Mengurangi penggunaan tenaga kerja langsung berkaitan dengan tidak berfungsinya peralatan. 
• Mengurangi terjadinya cacat produk sehingga pemroresan ulang atau rework dapat ditekan. (Purwanto dan M. Ali, 2008: 234), 

sumber : Modul Guru Pembelajar Produktif Administrasi Perkantoran