Prosedur Penanganan Kas Kecil

Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi kantor bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, melainkan keuangan terbatas yang digunakan untuk keperluan jabatan atasan atau pimpinan saja dan membantu kelancaran tugas-tugas atasan dalam jumlah relatif kecil.

Staf administrasi kantor atau sekretaris mendapat dana tersebut dari kasir atau bendahara perusahaan yang bersangkutan. Adapun prosedur penangan kas kecil pada suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan.
2. Jika permohonan disetujui, pegawai administrasi kantor atau sekretaris menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek.
3. Staf administrasi kantor mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Bukti Kas Masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor atau sekretaris tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek). Berilah nomor Bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan tanggal.
4. Catat pemasukan kedalam buku kas.
5. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang berukuran kecil, kemudian disimpan pada lemari yang dikunci.
6. Bukti Kas Masuk disimpan pada map ordner.
7. Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum.
8. Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal.
9. Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar.
10. Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan sistem yang digunakan.
11. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner.
12. Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil berikutnya, begitu seterusnya.

Dari uraian tersebut, terdapat beberapa perlengkapan dan peralatan administrasi yang perlu dipersiapkan dalam mengelola kas kecil, yakni sebagai berikut:

1. Formulir bukti kas masuk
2. Formulir bukti kas keluar
3. Formulir pengajuan dana kas kecil
4. Berbagai macam bukti transaksi
5. Peti uang
6. Ordner
7. Buku Kas
8. Alat tulis
9. Komputer/laptop
10. Printer
11. Perforator
12. Stapler
13. Tab/guide

Formulir-formulir tersebut dapat dicetak dalam jumlah yang memadai dengan bentuk standar atau sudah ditentukan, sehingga ketika diperlukan staf administrasi kantor tinggal mencatat datanya saja serta dapat bekerja lebih cepat.

Lainnya dapat dibaca pada Berbagai Macam Bukti Transaksi

sumber: 

Mengelola Dana Kas Kecil, Erlangga